Como fazer uma planilha de controle de gastos no Excel (passo a passo)

Anotar gastos num caderno funciona até o dia em que você precisa somar tudo, comparar meses ou descobrir para onde foi o dinheiro. Uma planilha no Excel resolve isso: você digita cada gasto uma vez e as fórmulas fazem as contas. Neste guia você vai montar uma planilha simples, mas completa, mesmo que nunca tenha usado fórmulas.

O que a planilha vai fazer

Antes de abrir o Excel, vale definir o objetivo. A planilha deste tutorial vai:

• registrar cada entrada (salário, renda extra) e cada saída (contas, compras);
• separar os gastos por categoria (moradia, alimentação, transporte etc.);
• calcular automaticamente o total de entradas, o total de saídas e o saldo do mês;
• mostrar quanto cada categoria pesa no orçamento, com um gráfico.

Tudo isso usa apenas recursos básicos: tabela, SOMA, SOMASE e um gráfico. Funciona no Excel para computador, no Excel na web (gratuito com uma conta Microsoft) e, com pequenas diferenças de menu, no Google Planilhas.

Passo 1: crie as colunas da aba de lançamentos

Abra uma pasta de trabalho em branco e renomeie a primeira aba para Lançamentos (clique duas vezes no nome da aba). Na linha 1, digite os cabeçalhos:

1. Data
2. Descrição (ex.: "Mercado", "Conta de luz")
3. Categoria
4. Tipo (Entrada ou Saída)
5. Valor

Mantenha uma informação por coluna. Isso parece detalhe, mas é o que permite filtrar e somar depois.

Passo 2: transforme o intervalo em Tabela

Selecione os cabeçalhos e algumas linhas abaixo e use Inserir > Tabela (ou o atalho Ctrl+Alt+T no Excel em português para Windows). Marque "Minha tabela tem cabeçalhos".

Por que usar Tabela em vez de células soltas?

• novas linhas entram automaticamente na formatação e nas fórmulas;
• cada cabeçalho ganha um botão de filtro;
• as fórmulas podem usar o nome das colunas, o que deixa tudo mais legível.

Na guia Design da Tabela, dê um nome à tabela, por exemplo tbLanc.

Passo 3: formate datas e valores

Selecione a coluna Data e escolha o formato Data abreviada. Na coluna Valor, escolha Moeda (R$). Use Ctrl+1 para abrir a janela Formatar Células se preferir ajustar casas decimais.

Uma dica importante: digite os valores sempre como números positivos. Quem diz se é entrada ou saída é a coluna Tipo. Isso evita erros de sinal.

Passo 4: padronize categorias com uma lista suspensa

Erros de digitação ("Alimentaçao", "alimentação", "Comida") quebram os totais por categoria. Para evitar isso, crie uma lista fixa:

1. Crie uma nova aba chamada Listas.
2. Na coluna A, digite suas categorias: Moradia, Alimentação, Transporte, Saúde, Educação, Lazer, Outros, Salário, Renda extra.
3. Volte à aba Lançamentos, selecione a coluna Categoria da tabela e vá em Dados > Validação de Dados.
4. Em "Permitir", escolha Lista e, em "Fonte", selecione as células com as categorias na aba Listas.

Repita o processo para a coluna Tipo, com a fonte digitada diretamente: Entrada;Saída (no Excel em português, o separador costuma ser ponto e vírgula).

Passo 5: monte o resumo do mês

Crie uma aba Resumo. Nela, faça três células de destaque:

• Total de entradas: =SOMASE(tbLanc[Tipo];"Entrada";tbLanc[Valor])
• Total de saídas: =SOMASE(tbLanc[Tipo];"Saída";tbLanc[Valor])
• Saldo: a célula de entradas menos a célula de saídas, por exemplo =B1-B2.

A função SOMASE soma apenas as linhas que atendem a um critério. Aqui, o critério é o texto da coluna Tipo.

Totais por categoria

Logo abaixo, liste as categorias de despesa em uma coluna (A5, A6, A7...) e, ao lado, use:

=SOMASES(tbLanc[Valor];tbLanc[Categoria];A5;tbLanc[Tipo];"Saída")

A SOMASES aceita vários critérios ao mesmo tempo: categoria e tipo. Arraste a fórmula para baixo para preencher as demais categorias.

Separando por mês

Se você quiser usar a mesma tabela o ano todo, adicione na aba Lançamentos uma coluna Mês com a fórmula =TEXTO([@Data];"mm/aaaa"). Depois, inclua esse critério extra na SOMASES, apontando para uma célula onde você digita o mês que quer analisar (por exemplo, 10/2026).

Passo 6: destaque o saldo negativo

Selecione a célula do saldo e vá em Página Inicial > Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > É Menor do que, digite 0 e escolha o preenchimento vermelho. Assim, se as saídas passarem das entradas, você percebe na hora.

Passo 7: crie um gráfico de gastos por categoria

Selecione a lista de categorias e os totais ao lado e use Inserir > Gráfico de Colunas (ou de barras). Gráficos de pizza ficam difíceis de ler com muitas fatias; colunas ou barras costumam ser mais claras para comparar categorias.

Como usar a planilha no dia a dia

A melhor planilha é aquela que você realmente preenche. Algumas práticas ajudam:

• Lance os gastos com frequência. Reservar cinco minutos por dia, ou duas vezes por semana, evita esquecer compras pequenas.
• Guarde comprovantes até lançar. Notas, extratos e o histórico do aplicativo do banco ajudam a conferir valores.
• Revise no fim do mês. Olhe as três categorias que mais pesaram e pergunte se fazem sentido para você.
• Defina um limite por categoria. Inclua uma coluna "Meta" ao lado dos totais e compare o planejado com o realizado.

Erros comuns (e como evitar)

• Fórmula que não soma: geralmente o valor foi digitado como texto (alinhado à esquerda, às vezes com um triângulo verde). Redigite o número ou use a opção "Converter em número".
• Separador errado na fórmula: no Excel em português, os argumentos são separados por ponto e vírgula (;), não por vírgula.
• Categorias diferentes para a mesma coisa: use a lista suspensa do passo 4.
• Lançamentos fora da tabela: sempre digite na primeira linha vazia logo abaixo da tabela, para que ela se expanda sozinha.

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Se você prefere começar com algo pronto, o pacote Planilhas Excel 9.0 traz uma planilha de controle financeiro pessoal com gráfico, além de planilhas de organização de saúde. E, se a ideia é dominar o Excel para ir além do básico (tabelas dinâmicas, dashboards e macros), o Curso de Excel da Expert Cursos cobre esses temas do início ao avançado.

Resumo

Uma planilha de gastos eficiente tem poucos elementos: uma tabela de lançamentos bem organizada, listas suspensas para padronizar categorias, SOMASE e SOMASES para os totais e um gráfico para enxergar o padrão. Comece simples, use todos os dias e vá acrescentando colunas conforme sentir necessidade.